منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية. |
Apr-20-2009, 04:47 PM | المشاركة1 |
المعلومات
متصرف مستشار في الوثائق والأرشيف البيانات
العضوية: 53616
تاريخ التسجيل: Sep 2008
الدولة: تونــس
المشاركات: 26
بمعدل : 0.00 يومياً
|
دور المتصرف في الوثائق والأرشيف
دور المتصرف في الوثائق والأرشيف وتستوجب إدارة أي نظام أرشيف توفير الموارد البشرية الضرورية ومن مهنيي الأرشيف المختصين والخاضعين لتكوين جامعي يتلقون فيه مبادئ علم الأرشيف وتقنياته تعريف المتصرف في الوثائق والأرشيف هو أخصائي في حفظ المعلومات والذاكرة الوطنية وهو المسؤول عن مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أي شخص طبيعي أو معنوي أثناء ممارسة نشاطه مهما كان تاريخها أو وعاؤها فهو وصي على ذاكرة مؤسسته والذاكرة الوطنية عموما. وهو الذي يعرف الماضي والحاضر ويستعد للمستقبل بما أن وثائق اليوم هي مادة التاريخ غدا. الدور العام للمتصرف في الوثائق والأرشيف تجاه الإدارة - العمل على المستوى الوطني للاندماج في الاتجاه الإستراتيجي للإدارة - الدخول والانسجام مع محيط الأهداف الحكومية التي تؤثر في الإدارة وتتاثر بها والتي من بينها الأهداف السياسية المشتركة على المدى الطويل كتحسين الخدمات المقدمة للمواطنين ونظام الجودة. - رفع مستوى ثقة المواطن تجاه الإدارة بممارسة أفضل للمسؤولية وتحسين البنية التحتية لمرور المعلومة وبالاستعمال المفيد للتكنولوجيا وترقية المساندة التكنولوجية المقدمة لأصحاب القرار. - تقديم مفهوم إدارة الأرشيف على أساس أنه منفعة وربح للجهد والوقت والفضاءات. - دمج وظائف إدارة الوثائق والأرشفة صلب عمل أقسام الإدارة بدلا من تحويلها إلى وظائف مستقلة - مساعدة أصحاب القرار في إنجاز مهامهم بتوفير المعلومة الضرورية في الوقت المناسب - إعداد مخطط لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط. - إعداد الأدوات الأرشيفية التي من شأنها تقييم مدى جدوى الوثيقة وتحديد مدة حفظها ومصيرها النهائي. - إعداد الإجراءات الضرورية لتطبيق هذه الأدوات واعتمادها - تكوين وتدريب الموارد البشرية على اعتماد النظام الأرشيفي. دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في إدارة الوثائق الجارية - التعرف على الهيكل ودراسة حاجته لإدارة الوثائق بدراسة وظائفه وواقع الوثائق والمعلومات به. - دراسة النصوص القانونية المتعلقة بالإدارة وبتوزيع العمل داخلها والتقارير المتعلقة بنشاطها. - تحديد مهام كل المتدخلين الذين لهم علاقة بإنشاء او التصرف في الوثائق الخاصة بالإدارة. - معرفة التشريعات السارية المفعول في مجال القيمة القانونية للوثائق ومسألة التوقيع الإلكتروني والمصادقة الإلكترونية للوثائق لمساعد منشئ الوثائق - توفير السند المنهجي للموظف في بعض الأنواع من الوثائق مثل البريد ووثائق الاجتماعات. - تحديد نوعية الورق المستعمل في المراسلات بما يلاءم الجهة المرسل إليها ومصير الوثيقة إضافة إلى نوعية الحبر - ضبط منهجية إنشاء وإدارة وثائق الاجتماعات بوضع دليل كيفية نشأة هذه الملفات والوثائق التي تتضمنها. - إعداد كشافات لمحاضر الجلسات والقرارات المنبثقة عنها حتى يسهل الرجوع إليها ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها. - المشاركة في إعداد المطبوعات الإدارية وإدارة مخزونها المتعلق بنسخها وتوزيعها لما في ذلك من أهمية أساسية في توحيد نماذج هذه الوثائق لاعتمادها في الأدوات الأرشيفية. - مساعدة الموظف على الاستدلال على الوثائق باعتماد نظام التصنيف - استخراج قائمة في عناوين الوثائق والملفات التي يتعامل معها كل موظف والرموز الخاصة بها. - إعداد أدوات الاستدلال على الوثائق (الكشافات): تعتمد الترتيب الألف بائي لعناوين الوثائق والملفات ورموز التصنيف وذكر موضع الرفوف حتى يتمكن الموظف من استرجاعها والوصول إلى المعلومة الضرورية للقيام بالعمل المطلوب منه بكل نجاعة ومردودية - مساعدة الموظف على تطبيق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق - مساعدة الموظف على إجراء عمليات التحويل ومراقبتها وكيفية ملئ الاستمارة المعدة للغرض (جدول تحويل وثائق شبه نشطة إلى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف) دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في إدارة الأرشيف الانتقالي تهيئة محلات وظروف الحفظ - تهيئة محلات لحفظ الأرشيف الانتقالي مطابق للمواصفات العالمية في المجال - تهيئة محلات للمهنيين - تهيئة محلات معدة للاطلاع على عين المكان على الوثائق من قبل منشئها عند الإقتضاء. - توفير ظروف حفظ ملائمة تأخذ بعين الاعتبار نسبة الرطوبة والحرارة والتهوئة والإضاءة - العمل على حماية الوثائق من العوامل الطبيعية والبشرية وأخذ الإجراءات الضرورية لذلك بمنع التدخين وتوضيب شبكة الأسلاك الكهربائية واستعمال رفوف معدنية وإبعاد شبكات المياه عن المخازن. - ترقيم الرفوف وإعداد مخطط يمكن من الوصول إلى أي حافظة أو وعاء خزن بأيسر وأسرع طريقة ممكنة. استقبال الوثائق - إعداد خطة عمل لتحويل الأرشيف بصفة دورية ومنتظمة من قبل الجهات المحولة. - إعداد ملف لكل إدارة يتضمن معلومات عن مهامها وتنظيمها ووثائقها ورزنامة تحويلاتها ونسخة من كل تحويل تولت القيام به. - الترتيب المادي لاستقبال التحويلات - التثبت من المطابقة بين البيانات المنصوص عليها في جداول تحويل الوثائق والملفات والوثائق الواردة في وحدات الحفظ - التثبت من احترام المصلحة المنشئة لمدد الحفظ تبعا لمقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق - إسناد رقم التحويل ورسمه على ظهر كل وحدة وحفظه إضافة إلى رقمها التسلسلي وتحديد موضع الخزن - إرجاع نسخة من جدول التحويل إلى الإدارة المحولة للوثائق بعد إسناد رقم التحويل وباقي البيانات المعنية بالمصلحة المستلمة - تسجيل بيانات التحويل في السجل الخاص بها - فرز ومعالجة التحويلات العشوائية إن وجدت - تحديد مدد حفظ الوثائق في الفترة الشبه نشطة باعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق - تنظيم الملفات داخل الحافظات ووضع ملصقات عليها عدد التحويل والعدد الرتبي للحافظة وموضع الخزن - ترفيف الحافظات مع الأخذ بعين الاعتبار أمن وسلامة الوثائق ومتابعة الإشراف على مدة حفظها - إعداد سجلات خاصة بعمليات التحويل والترحيل والإتلاف التي تم القيام بها. - إعداد سجلات خاصة بآجال التحوبل والترحيل والإتلاف المزمع القيام بها وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق. - القيام بالإحصائيات حول حجم الوثائق المحولة ونسبة تطورها سنويا والوثائق المتلفة والمرحلة إلى مؤسسة الأرشيف الوطني قصد توظيفها في حسن التصرف في الموارد البشرية والمادية وتوزيع العمل بالإدارة - ترحيل الأرشيف المعد للحفظ الدائم والقيام بعمليات الانتقاء للوثائق التي تتطلب ذلك وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق للمساهمة في إثراء الذاكرة الوطنية والحفاظ عليها لغايات البحث العلمي والتاريخي. - الإتلاف المقنن للوثائق بعد مصادقة المصلحة المنشئة ومؤسسة الأرشيف الوطني وذلك للاستغلال الأمثل للفضاءات والتصرف فيها وما يترتب عنه من ربح مادي للإدارة. - الإشراف على عملية الإتلاف إلى حين رسكلة الوثائق لضمان أمن المعلومات الإدارية. إتاحة واسترجاع الوثائق - تنظيم عمليات الاطلاع على الأرشيف والتي تقتصر على المصلحة المنشئة دون غيرها. - إعداد وتوزيع استمارة اطلاع على الوثائق توضح صفة الشخص الذي طلب الاطلاع والبيانات المتعلقة بالوثائق المطلوبة وكيفية الاطلاع سواء على عين المكان أو استرجاع الوثائق. - فتح سجل لعمليات الاعارة والاطلاع. - الحرص على متابعة عمليات الاتاحة واسترجاع الوثائق عند انتهاء المدة المحددة للاطلاع وإرجاعها إلى أماكن حفظها. دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في البيئة الالكترونية إن المسؤولية الحيوية للمتصرف في الوثائق والأرشيف تحتم عليه التأقلم مع تنوع وسائط وأشكال الوثائق المسموعة أو المرئية أو المقروءة مما يتطلب توسعا وتطورا في خدمات المعلومات لتكون أكثر دقة وأسرع تقبلا وملاءمة للاحتياجات المتغيرة لمستخدميها. وما يتبع ذلك من ضرورة حمايتها وتأمينها ومجابهة كل المشاكل التي تنجر عن ذلك بالضوابط العلمية الملائمة. لذلك كان لزاما على الأرشيفي: - مساعدة الإدارة في تخطيط سياسات ومناهج وإصلاحات لدعم إدارة الوثائق الالكترونية - استثمار الوقت في تصميم أفضل وأذكى النظم التي من شأنها تحسين آداء العمل الأرشيفي والعمل على تطوير الممارسات الأساسية فيه وإعادة النظر في مدى وكيفية وجدوى حفظ الأوعية الأرشيفية. - استخدام التقنيات التكنولوجية بمهارة وكفاءة عالية حتى لا يقع في إشكالات تقنية يصعب حلها أثناء عمله - ضبط البيانات الإضافية (metadata) التي يجب تسجيلها أثناء نشأة الوثائق في البيئة الالكترونية طبقا للمواصفات المعمول بها في المجال. - إدارة الوثائق والأرشيف الالكتروني لتحديد واختيار أفضل البرامج التي تقدم أفضل منهج لهجرة الوثائق من محطة تقنية إلى أخرى. - ضرورة إتقان تكنولوجيات الوسائط لتحويل الأوعية الأرشيفية من على وسيط ورقي إلى وسيط ممغنط نظرا للتطور التكنولوجي في مجال المعلومات ووسائطها. - إتقان تكنولوجيات الاتصال باعتبار الأوعية الأرشيفية تمثل أدوات اتصال بين مختلف مصالح الإدارة في الفترة النشطة للوثيقة وبين الأجيال المتعاقبة كدليل باق للاتصال وتوثيق القرارات وإمداد الذاكرة وتحديد المسؤولية والحفاظ على الحقوق أثناء القيمة الثانوية للوثيقة والمرحلة البحثية. - توحيد نماذج وأشكال الأوعية الأرشيفية الناتجة عن العمل الإداري. - استخدام تكنولوجيات المعلومات في تخزين الوثائق الهامة والمعلومات التي تحويها على وسائط ممغنطة. - استخدام هذه الوسائط في استرجاع الوثائق التي تحويها بالسرعة والكفاءة العالية لإنجاز الأعمال ودعم عمليات صنع القرار في الوقت المناسب. - استخدام هذه التكنولوجيات في الدخول في شبكات معلومات محلية أو داخلية تتيح للمستفيد استرجاع المعلومات والحصول على نسخ من الوثائق الأرشيفية وتحديد مكانها من داخل مكتبه دون الحاجة إلى الإجراءات المعقدة. - إنشاء قواعد بيانات تحتوي على وسائل البحث الأرشيفية من قوائم وكشافات وأدلة وفهارس والتي تتضمن الوثائق وأماكن وجودها وكيفية الوصول إليها. يقوم الأرشيفي باعتباره أخصائي معلومات بدور أساسي في مجتمع المعلومات لأنه يدرك دور المعلومات في كل نواحي النشاط فهي أساسية في البحث العلمي واتخاذ القرارات ومورد ضروري للتنمية. التزام المتصرف في الوثائق والأرشيف (أخلاقيات المهنة) ضرورة تحلي الأرشيفي - باعتباره القائم على حفظ ذاكرة المجتمع تاريخيا وإداريا وقانونيا _ بأخلاقيات تضبط تعامله مع الوثائق الأرشيفية خلال مراحل معالجتها منذ نشأتها إلى دخولها إلى مراكز الأرشيف الوسيط او النهائي كما تضبط تعامله حيال الأشخاص المذكورين في الوثائق حفظا للسرية والخصوصية ويتمثل التزام الأرشيفي في جملة من المبادئ: - الحياد أمام الأحداث الموجودة بالوثائق ومنح مستعمليها الثقة. - ضمان مصداقية الوثائق وصحتها كشاهد على الأعمال المنجزة - جمع الوثائق الأرشيفية مع احترام أصولها ومعالجتها وتسييرها حتى استرجاعها عند الطلب مع احترام سريتها وخصوصيتها - السماح بحركة الوثائق في حدود الضوابط المعمول بها - تيسير عملية وصول الوثائق إلى أكبر عدد من المستفيدين وتوفير وسائل البحث للرصيد الأرشيفي مع مراعات تشريعات الاطلاع. أردت من خلال هذا الموضوع الذي آمل ان يكون حقق نوعا من الإضافة ابراز دور الأرشيفي في إدارته وقد قمت بإعداد هذا العمل اعتمادا على دراسات من سبقنا في الميدان من أساتذة نعترف بفضلهم علينا وعلى هذا القطاع وعلى سبيل الذكر الأستاذ المنصف الفخفاخ دكتور ومدير عام سابق الأرشيف الوطني التونسي والأستاذ الدكتور عبد الكريم بجاية وذلك على سبيل الذكر مع مجموعة قيمة من باقي من كتب دراسات في هذا المجال وتم توزيع هذا العمل في إطار الإحتفال باليوم الوطني للأرشيف بتونس يوم 26 فيفري 2009 على اعوان وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والتكنولوجيا التي أعمل بها محاولة مني لتبسيط وتقريب دوري ودور زملائي في المجال من باقي الموضفين في مختلف الإختصاصات والمجالات. أرجو أن أكون وفقت في ذلك مساهمة مني نفض بعض الغبار الذي أسقطوه على دورنا في العمل الإداري. |
Apr-20-2009, 08:03 PM | المشاركة2 |
المعلومات
مكتبي قدير
البيانات
العضوية: 21573
تاريخ التسجيل: Oct 2006
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 685
بمعدل : 0.10 يومياً
|
جزاك الله كل خير على الموضوع وهو موضوع رائع يحتاج القراءة بتمعن
|
Apr-20-2009, 10:12 PM | المشاركة3 |
المعلومات
متصرف مستشار في الوثائق والأرشيف البيانات
العضوية: 53616
تاريخ التسجيل: Sep 2008
الدولة: تونــس
المشاركات: 26
بمعدل : 0.00 يومياً
|
أشكر مرورك أخ غازي وأرجو الإفادة والإستفادة
|
Apr-21-2009, 09:07 AM | المشاركة4 |
المعلومات
مكتبي فعّال
البيانات
العضوية: 13011
تاريخ التسجيل: Oct 2005
الدولة: ســوريّـا
المشاركات: 105
بمعدل : 0.02 يومياً
|
سامر
جزاكم الله خيرا لما تقدموه من اثراء لهذا الموقع العائد فائدته على كل أمين مكتبة و متخصص بالمكتبات شاكرين تعاونكم و نقدر جهودكم جزاكم الله خيرا
|
Apr-21-2009, 09:55 AM | المشاركة5 |
البيانات
العضوية: 31463
تاريخ التسجيل: Jun 2007
الدولة: الأردن
المشاركات: 2,507
بمعدل : 0.40 يومياً
|
لا يوجد ذكر لمصدر المعلومات هل هي من مجلة جريدة اوكتاب
ومع ذلك نقول بارك الله فيك وشكرا للاحاطة |
Apr-22-2009, 12:48 AM | المشاركة6 | |
المعلومات
متصرف مستشار في الوثائق والأرشيف البيانات
العضوية: 53616
تاريخ التسجيل: Sep 2008
الدولة: تونــس
المشاركات: 26
بمعدل : 0.00 يومياً
|
اقتباس:
لا يوجد مصدر معين للمعلومات هي نتاج مجموعة من المعارف والدراسات التي قرأتها في المجال وتكوين أكاديمي وخبرة مهنية متواضعة. الموضوع كان من إختياري وإعدادي في إطار إعداد مطوية تم توزيعها بمناسبة تظاهرة ارشيفية في تونس تعتبر مكسبا للمهنة وهو اليوم الوطني للأرشيف الذي نحتفل به يوم 26 فيفري من كل سنة وتم توزيع هذه المطوية على باقي الموظفين مساهمة مني في تقريب دور الأرشيفي لباقي الأدوار الإدارية إذا الموضوع ليس منقولا من مصدر معين او مجموعة مصادر فقط ذكرت بعض الأساتذة الكرام الذين أفادونا في كل المواضيع المتعلقة بمجال الأرشيف والذين يبقوا دائما لهم فضل في تنمية معارفنا وننهل من معارفهم. |
|
Apr-22-2009, 12:52 AM | المشاركة7 |
المعلومات
متصرف مستشار في الوثائق والأرشيف البيانات
العضوية: 53616
تاريخ التسجيل: Sep 2008
الدولة: تونــس
المشاركات: 26
بمعدل : 0.00 يومياً
|
شكرا جزيلا للزملاء غازي وسامر وابراهيم على المرور والتشجيع جازاكم الله خيرا ونرجو من الله التوفيق في الإضافة والإفادة
|
Apr-22-2010, 12:09 PM | المشاركة8 |
المعلومات
مكتبي جديد
البيانات
العضوية: 87196
تاريخ التسجيل: Apr 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 15
بمعدل : 0.00 يومياً
|
شكرا جزيلا على المعلومة المستقاة
|
Apr-23-2010, 07:44 PM | المشاركة9 |
المعلومات
مكتبي خبير
البيانات
العضوية: 61716
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 1,481
بمعدل : 0.26 يومياً
|
بارك الله فيك أخي و جزاك الله خيرا
على المعلومات القيمة و المفيدة تحياتي لك |
Aug-27-2010, 01:55 AM | المشاركة10 |
المعلومات
مكتبي جديد
البيانات
العضوية: 91757
تاريخ التسجيل: Jul 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 5
بمعدل : 0.00 يومياً
|
أرجو منكم أن تقدموا لي معلومات حول تسسير الوثائق الادارية خسب المقياس الدولي ايزو 15489 بالعربية و مبادئ الارشيف خصائص الوثائق الارشيفية و حول عملية تقييم الوثائق الارشيفية و عملية الفرز و الاقصاء
|
مواقع النشر (المفضلة) |
الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1) | |
|
|
المواضيع المتشابهه | ||||
الموضوع | كاتب الموضوع | المنتدى | مشاركات | آخر مشاركة |
سؤال / جواب عن الأرشيف. | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 695 | Jan-09-2017 09:59 AM |
أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائقي الأرشيفي / ََArchival Tools | المبروك التبيني | منتدى الوثائق والمخطوطات | 10 | Oct-09-2015 01:18 AM |
أدوات العمل الأرشيفية: الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية ) | المبروك التبيني | منتدى الوثائق والمخطوطات | 10 | Apr-23-2011 11:50 AM |
دراسة : الوثيقة العربية | محمد مكاوي | منتدى الوثائق والمخطوطات | 4 | Feb-16-2008 03:30 PM |