منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية. |
![]() |
![]() |
المشاركة1 |
المعلومات
مشرفة منتديات اليسير
أخصائية مكتبات ومعلومات ![]() البيانات
العضوية: 57892
تاريخ التسجيل: Nov 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 3,009
بمعدل : 0.52 يومياً
|
![]()
الخدمة الأرشيفية بين النظام اليدوي والآلي في السودان بإشارة خاصة لدار الوثائق القومية
إعداد د. علي صالح كرار أمين عام دار الوثائق القومية مقدمة: تتعدى مؤسسات وأجهزة المعلومات وتتعدد بذلك المسميات التي تطلق عليها لتعكس ما تضلطع به كل منها من مهام ووظائف فنجد اليوم المكتبات بإنواعها مثل المكتبات المدرسية والجامعية والعامة والوطنية والخاصة والمتخصصة بجانب مراكز ووحدات التوثيق والمعلومات والإعلام والإتصال ووحدات الأرشيف ودور الوثائق الإقليمية والقومية فضلا عن مراصد وقواعد البيانات وبنوك المعلومات التي إرتبط ظهورها بإستخدام أجهزة الحاسب وتقنيات الإتصال الحديثة في مجال المعلومات وأضحت شبكات المعلومات وعلى رأسها الإنترنت من أهم الوسائل المعينة على البحث والإستقصاء والحصول على البيانات والمعلومات والحقائق. تسعى الورقة التي نحن بصددها الآن إلى تناول إحدى مؤسسات المعلومات التي تعني بالخدمة الأرشيفية في بلادنا وهي دار الوثائق القومية وتبين ماضيها وتقييم حاضرها وما تستشرفه من مستقبل بإذن الله خاصة والورقة تأتي في إطار مؤتمر إتخذ شعاره "المكتبات السودانية وتحديات القرن الحادي والعشرين". ولعل من المناسب قبل الخوض في جزئيات وتفاصيل ما نعتزم الخوض فيه من تاريخ وواقع ومستقبل دار الوثائق أن نذكر أن كلمة أرشيف (Archives) المستخدم الآن ترجع إلى كلمة يونانية الأصل هي أرخيون أو أشيون أو آكيون وتعني الأوراق القديمة التي تحمل نوعا من المعلومات وقد عرفت ممارسة الأرشفة والأرشيف منذ العصور القديمة وقبل إكتشاف الورق كوعاء للتدوين ففي العراق القديم ظهرت المجموعات الأولى للأوعية الوثائقية الأرشيفية التي يرجع عهدها إلى أيام الحضارة السومرية وكانت تحفظ في المعابد وفي العهد الآشوري ظهرت الألواح الطينية وإحتوت مكتبة الملك الآشورية. وقد أولت مصر القديمة الأرشيف عناية خاصة وأنشأت له النظم والقواعد التي تكفل حفظ مقتنياته من البرديات وغيرها من وسائط التدوين. أما أوروبا فقد عرفت الأرشيف منذ القرنين الرابع والخامس قبل الميلاد، فقد عرف أهل أثينا مثلا الإحتفاظ بوثائقهم القيمة في معبد أم الآلهة كما حفظت مخطوطات الروايات اليونانية لمشاهير الكتاب الإغريق ومستندات الألعاب الأولمبية وغيرها. وقد عرف العرب الكتابة والتدوين في جاهليتهم إلا أن إستخداماتها كانت محدودة، وقد ظلت الذاكرة الداخلية للإنسان هي وسيلة الحفظ المستخدمة. انفك اسار الكتابة بعد مجيء الإسلام، وأول عملية توثيقية في الإسلام هي تدوين القرآن الكريم وتلتها عملية توثيقيه أخرى هي تدوين الحديث الذي تم عقب وفاة الرسول الكريم (صلى الله عليه وسلم). وقد شهد القرن التاسع عشر نهضة عظيمة في تأسيس دور الأرشيف وذلك عقب قيام الثورة الفرنسية إذ أنها صاحبة الفضل الأول في إنشاء أول دار للأرشيف القومي في العصر الحديث وأقرت مسئولية الدولة في حفظ الوثائق بإعتبارها تراثا قومية والقيام على تجميعها في مكان واحد، وعمت الأرشيفات أنحاء أوروبا الأخرى وكذلك أرجاء المعمورة لحفظ التراث والسوابق المدونة في كافة مناحي الحياة. وأضحت كلمة أرشيف تطلق على المقتنيات أو المواد الوثائقية المحفوظة بكافة أنواعها وأشكالها وكياناتها المادية وتطلق الكلمة نفسها على المكان أو المبنى أو المقر الذي تحفظ فيه هذه المواد الوثائقية أو الأرشيفية. والوثائق والمستندات أو المواد الأرشيفية تتجمع بطريقة طبيعية أثناء تصريف الشئون اليومية والأعمال والمناشط الروتينية لكافة المؤسسات والوزارات والوحدات والجماعات والأفراد، أي أنها لا يتم تجميعها بطريقة صناعية بل تنتج بصورة تلقائية وطبيعية أثناء تصريف الشئون والأغراض الإدارية. وللوثيقة أو المستند دورة حياة تتألف من ثلاث مراحل هي: 1- مرحلة النشاط الكامل: ((Current or Active Records وهي المرحلة التي تنتج فيها الوثائق والمستندات وتشكل جزءا لا غنى عنه في تصريف الأعمال الإدارية اليومية للمنشأة المعنية. 2- مرحلة شبه النشاط: (Semi - Current or Semi - Active) وهي المرحلة التي يقل فيها إستخدام الوثائق والمستندات في تصريف الأعمال أو الشئون الإدارية اليومية كما كان يحدث في المرحلة الأولى وتحفظ هذه الملفات أو المستندات في وحدة أو مكتب داخلي لحفظ السجلات والمستندات لتستشار من حين إلى آخر. 3- مرحلة إنعدام النشاط أو الخمول: (Non-Current Records) وهي المرحلة التي تكون الوثائق والمستندات ببلوغها قد إستنفذت أغراضها الإدارية ويشير إليها البعض بمصطلح الوثائق أو المستندات الميتة (Dead Records) إلا أننا نفضل إستخدام مصطلح وثائق خامدة أو خاملة إذ أنها لم تمت ميتة تامة، وإنما ميتة نسبية بقدر إتصالها بإعمال المنشأة التي إنتجتها. وعادة ما تكون لها قيم أخرى يتم تحديدها بواسطة لجنة من الباحثين والوثائقيين تسمى لجنة تقييم الوثائق. ويتم ذلك عادة تحت إشراف دور الوثائق وعادة ما تحمل الوثائق بجانب القيمة الإدارية التي تتصل بالمرحلتين الأولى والثانية من عمر الوثيقة القيم التالية: (أ) القيمة الإثباتية أو الشاهدية للوثائق والمستندات (Evidential Value) وتتعلق بإثبات حقوق الأفراد، والجماعات والدول في كافة المجالات. (ب) القيمة المعلوماتية (Informational Value) (ج) القيمة الثقافية (Cultural Value) )د) القيمة التاريخية (Historical Value) نشأة دار الوثائق القومية السودانية نشأة دار الوثائق القومية السودانية دار الوثائق هي ذاكرة السودان ومستودع تراثه الوثائقي، وتعد من أقدم وأعرق دور الوثائق القومية بالعالمين العربي والأفريقي إذ تحتل من حيث الأقدمية المرتبة الثانية بعد دار الوثائق القومية المصرية، وتعود جذورها التأريخية إلى عام 1916، حيث فكرت الإدارة البريطانية في تكون مكتب يعني بجمع وتنظيم الأوراق المالية تيسيرا لإدارة قطر شاسع ومترامي الأطراف كالسودان، وإتسعت دائرة الإهتمام بجمع الأوراق وتنظيمها في مطلع العشرينات فشملت الأوراق والمكاتبات القضائية. ونالت التجربة دفعة كبيرة ومؤثرة عام 1948 م عندما أسست الإدارة البريطانية بالسودان مكتب محفوظات السودان وأسندت مهمة إدارته إلى لجنة سميت لجنة محفوظات السودان وقد عني هذا المكتب بجانب جمع الوثائق الرسمية بكافة أنواعها وموضوعاتها، بجمع الوثائق والمعلومات الخاصة التي كانت بحوزة بعض الأسر والأفراد والبيوتات الدينية بالبلاد. ولعله من حسن حظ مكتب محفوظات السودان أن أوكلت مهمة إدارته في عام 1955 م. إلى استاذ بريطاني هو بيتر هولت الذي أصبح فيما بعد استاذا للتاريخ بجامعة لندن حيث أشرف على أطروحات درجات الدكتوراه لجيل بأكمله من مؤرخي السودان وأعد كتبا وبحوثا عن تاريخ السودان. وقد ساعد هولت في مهمته السيد/ محمد إبراهيم أبوسليم وكان وقتها خريجا يافعا من كلية الخرطوم الجامعية ثم آلت إليه حين سودنت الوظائف مهام الإشراف على وثائق السودان التي ظل في خدمتها جمعا وحفظا وبحثا وتنقيبا وتحقيقا وترجمة ونشرا حتى بلوغه سن التقاعد في عام 1995 م. حين خلفه شخصي الضعيف. وقد تعدل إسم مكتب محفوظات السودان عقب الإستقلال ليصبح دار الوثائق المركزية ثم عدل مرة أخرى بموجب قانون صدر في عام 1982 م ليصبح دار الوثائق القومية، وقد صار لدار الوثائق بموجب هذا القانون صلاحيات واسعة من حيث الإشراف على أرشيفات الدوائر الحكومية وأصبحت هيئة ذات شخصية إعتبارية تدار بواسطة مجلس إدارة يسمى المجلس القومي للوثائق يتألف من إثني عشر عضوا يمثلون صفوة المهتمين بالوثائق والتراث والمجالات ذات الصلة، ويقوم هذا المجلس بوضع السياسة العامة لإدارة الدار ويسهم في تذليل العقبات التي تعترض سير العمل. وقد أدركت الدولة أهمية دار الوثائق القومية فجعلتها تحت إشراف وزير رئاسة مجلس الوزراء لإعطائها مزيدا من التأثير والهيبة والفعالية بعد أن أثبتت تجربة تبعيتها لوزارتي الثقافة والإعلام والداخلية عدم جداوها. والدار عضو مؤسس وفاعل في عدد من المنظمات المعنية بشئون الوثائق والمعلومات مثل المجلس الدولي للأرشيف التابع لمنظمة اليونسكو وفرعيه الإقليميين العربي والأفريقي، هذا بالإضافة إلى علاقتها بدور الوثائق المناظرة لها في أنحاء متفرقة من العالم. وتشارك الدار بفعالية في اللجان القومية والسمنارات والمؤتمرات المحلية والدولية. ودرجت الدار على تنظيم دورات تدريبية مكثفة في مجال الأرشيف والمعلومات للعاملين في المجال بالوزارات والمؤسسات المختلفة يشارك فيها بالتدريس أساتذة من داخل الدار وخارجها. إدارات دار الوثائق ووظائفها إدارات دار الوثائق ووظائفها يتكون الهيكل الإداري لدار الوثائق القومية بجانب مجلس الإدارة من جهاز تنفيذي يقف على عمته الأمين العام ونائبه ويساعدهما في تصريف شئون العمل مديروا الإدارات التالية: 1. إدارة الوثائق الحكومية: وتقوم هذه الإدارة بتحويل الوثائق الحكومية ذات القيمة العلمية والإثباتية بعد فرزها وتقييمها وفق أسس علمية محددة، إضافة إلى قيامها بالإشراف العام على أرشيفات المرافق الحكومية وتقديم المشورة الفنية فيما يتصل بفرزها وترتيبها وحفظها وطرق إستراجاعها. 2. إدارة المحفوظات: وتختص بحفظ الوثائق المودعة بالدار بكافة أشكالها وفق المواصفات العلمية، وتقوم هذه الإدارة أيضا بإعداد الوسائل المعينة على البحث من فهارس وكشافات وأدلة وقوائم حصرية توضع في متناول الباحثين والمستفيدين من مجموعات وأرصدة الدار من الوثائق، وتقوم هذه الإدارة أيضا بإعداد المعارض الوثائقية في المناسبات القومية والتاريخية الكبرى. 3. إدارة البحوث: وتختص بالإشراف على مكتبة الدار وهي مكتبة متخصصة في الدراسات السودانية وما يتصل بها من دراسات إسلامية، وعربية وأفريقية وتتألف بجانب الكتب من مجموعة من الدوريات والمجلات والصحف وتقوم هذه الإدارة أيضا بتحقيق ونشر المخطوطات والوثائق المهمة المودعة بالدار. 4. الإدارة الفنية: وتعني بتصوير وصيانة وترميم وتجليد الوثائق ومقتنيات المكتبة فضلا عن قيامها بتصنيع صناديق حفظ المستندات. 5. إدارة العلاقات العامة والتدريب: وتختص بالجانب الإعلامي داخل السودان وخارجه على المستوى العربي والأفريقي والدولي وتوثق علائق الدار بنظائرها والمنظمات والمؤسسات العاملة في مجال الأرشيف، وتتابع هذه الإدارة أيضا أمر تأهيل موظفي وفنيي الدار داخل وخارج السودان. 6. إدارة الشئون المالية والإدارية: وتعني بتصريف الشئون المالية والإدارية وإدارة شئون المستخدمين. يسير العمل في دار الوثائق وفقا للقوانين والتشريعات واللوائح. فبجانب القانون الأساسي للدار والذي صدر للمرة الأولى في عام 1964م ثم عدل في عام 1982م، هناك قانون لإيداع المصنفات صدر في عام 1971م ولائحة تبين العلاقة بين دار الوثائق والأرشيفات المصلحية على مستوى المركز والولايات بالإضافة إلى مرشد يبين ما يحفظ وما يعدم من وثائق المرافق الحكومية ويحدد بصفة عامة مدد حفظ هذه المستندات. مقتنيات الدار الوثائقية مقتنيات الدار الوثائقية: تضم دار الوثائق القومية نحو ثلاثين مليون وثيقة تشكل في جملتها كنزا بالغ الأهمية ليس من وجهة نظر السودان وحده بل فيما يتعلق بشئون العديد من دول الجوار عربية وإفريقية، وكما بينا فإن هذه المقتنيات الوثائقية تشمل مجالات عدة منها وثائق الدولة بما في ذلك المستندات التاريخية والدستورية فضلا عن المقتنيات الخاصة التي جمعت من الأسر والأفراد. وقد أهلت هذه المقتنيات القيمة دار الوثائق القومية لتصبح رافدا مهما للدولة وأداة لتطوير البحث العلمي، وكانت وراء العشرات من البحوث العلمية والأطروحات الجامعية مما غير وجه الدراسات السودانية كما ونوعا. طرق المعالجة الفنية للأوعية الوثائقية طرق المعالجة الفنية للأوعية الوثائقية تتمثل خدمة الأوعية الوثائقية في سلسلة من العمليات الفنية بدءا بالحصر والفرز والتقييم والإختبار والتسجيل ثم التصنيف والفهرسة والتكشيف والإستخلاص. وكما نعلم فإن التصنيف يعد أساسا لازما لإنجاز عمليات فهرسة وتكشيف الوثائق وإعداد الوسائل الإرشادية أو الإيجابية التي تعين على حفظ وإسترجاع الوثائق أو ما تحتوي عليه من بيانات ومعلومات. ويعارض البعض إستخدام المصطلح تصنيف (Classification) بالنسبة للوثائق ويرى إستبداله بلفظة ترتيب (Arrangement) بحجة أن تصنيف الوثائق يختلف تماما عن تصنيف الكتب الذي يعتمد إعتمادا تاما على وجود خطة عامة مقننة وموضوعة مسبقا ومتاحة للجميع كخطة ديوي أو النظام العشري العالمي بينما لا يتوفر هذا الوضع بالنسبة للوثائق. ومن أهم أوجه الإختلاف بين تصنيف الوثائق والكتب أن الكتاب يمثل وحدة قائمة بذاتها يمكن أن ينطبق عليها رأس موضوع محدد، بينما تتناول الوثيقة في الغالب عدة مسائل مختلفة من العسير جمعها تحت رأس موضوع واحد كما يحدث للكتب في المكتبات. ولعلنا ندرك أن طرق الترقيم أو الترميز المتبعة عند إنتاج الوثائق وبخاصة الملفات والسجلات تساعد على إنشاء وتكوين نظم أو خطط تصنيف مرنة وسهلة وعملية تغطي كل أنماط وأشكال الأوعية الوثائقية التي تقتنيها المنشأة المعنية. وندرك أيضا أن الترتيب أو التصنيف العلمي للوثائق يدويا كان أم آليا يمثل أساسا الإدارة الفاعلة والناجحة التي ينبغي أن تستند على أساس راسخ ومتين من البيانات والمعلومات التي يمكن إستخلاصها أو الحصول عليها بالإستئناس بمضامين الملفات والسجلات التي تصبح سهلة الإسترجاع عند الحاجة بفضل نظام أو خطة التصنيف أو الترتيب. ويذكر عالم الوثائق شلنبرج ضرورة مراعاة ثلاثة عناصر رئيسية قبل الشروع في تصنيف المجموعات الوثائقية والأرشيفية وبخاصة التي يراد حفظها حفظا دائما وعاما في أي من دور الوثائق أو مراكز الأرشيف والعناصر هي: (1) الإلمام بالهيكل التنظيمي للمنشأة المراد تصنيف وثائقها. (2) الإلمام بالمهام والأعمال والأنشطة الوظيفية التي تقوم بها المنشأة. (3) الإلمام بالموضوعات التي تعالجها أو تتضمنها وثائق المنشأة المعنية. وتوجد عدة أنواع لتصنيف الوثائق منها: (1) التصنيف أو الترتيب الهجائي أو الأبجدي. (2) التصنيف أو الترتيب الزمني. (3) التصنيف الجغرافي. (4) التصنيف أو الترتيب حسب نوع المادة مثلا التقارير، والمراسيم، والقرارات، والقوانين، والإتفاقيات .... الخ. (5) التصنيف حسب الموضوعات. والإختلاف في منهجية وطرق تصنيف الكتب والوثائق ينسحب أيضا على عملية الفهرسة. فالكتاب كيان يحمل عنوانا ومعروف المؤلف ويشكل وحدة فهرسة بما يحويه من موضوعات ومفردات، بينما نجد أن المواد الوثائقية تفهرس على أساس وحدات جمعت معا مثل المجموعة الأرشيفية أو الوحدة الأرشيفية أو السلاسل وتماثل أي منها الكتاب كوحدة للفهرسة في المكتبات. ظل الأسلوب اليدوي هو النمط السائد في الخدمة الأرشيفية سواء كانت خدمة للأوعية الوثائقية أو خدمة المستفيدين وقد مرت دور الوثائق ومراكز الأرشيف بتجربة مماثلة كالتي شهدتها المكتبات من ضرورة التحول من الأسلوب اليدوي التقليدي إلى النمط الآلي الحديث. وقد نبعت الحاجة لهذا التحول من جراء التضخم الهائل الذي شهدته عمليات إنتاج الوثائق وأوعية المعلومات أثناء تصريف مهام ووظائف وأنشطة الأجهزة والمؤسسات المختلفة، وعدم أهلية الأنماط والأساليب التقليدية للمواكبة، وبدأت دور الوثائق في إستخدام تقانة المعلومات بأشكالها المختلفة ممثلة في بادئ الأمر في المايكروفيلم والمايكروفيش. وإستطاعت الدار منذ مطلع الستينات وحتى الآن تصوير آلاف الوثائق والمخططات وحصيلة طيبة من الصحف والدوريات وهي الآن متاحة للمستفيدين. ثم جاءت الدفعة الكبرى في مجال الخدمة الأرشيفية في آواخر الثمانيات ممثلة في بداية إستخدام الحاسب في عمليات تسجيل قوائم الوثائق وإعداد الأدلة والمراشد والفهارس والكشافات والمستخلصات والنشرات، وقد حصلت إدارة الدار في إطار برنامج تعاون ثقافي وأكاديمي مع جامعة بيرجن النرويجية على جهازي حاسوب أبل ماكنتوش وبعض البرامج المناسبة لفهرسة الوثائق مثل برنامج (فايل ميكر "File Maker") وبرنامج آخر لفهرسة المخطوطات. وقد حصلت إدارة الدار بجهود شخصية أيضا على جهاز حاسوب (IBM) كهدية مقدرة من الأخ الدكتور بهاء الدين حنفي مدير مركز الدراسات الإستراتيجية وشرعنا في الحصول على البرامج المناسبة له. وسنواصل السعي للحصول على مزيد من الأجهزة بإذن الله عن طريق المشروعات التي تقدمنا بها لجامعة الدول العربية ومنظمة اليونسكو وبعض المنظمات الإسلامية والإقليمية. وقد أعدت الدار العدة للإنتقال التدريجي من النمط اليدوي السائد الآن في الخدمة الأرشيفية إلى النمط الآلي بالأعداد اليدوي الدقيق، والكفء للفهارس والمراشد والأدلة والكشافات والمستخلصات بصورة تضمن نجاح التشغيل الآلي. وقد دربنا عددا لا بأس به من موظفي الدار في أعمال الحاسوب داخل السودان وخارجه وسنسعى في القريب العاجل لتوظيف الأقراص المدمجة في عمليات تخزين وإسترجاع الوثائق فضلا عن إستخدام الماسحات (Scanners) بجانب الإستمرار في إستخدام المايكروفيلم والمايكروفيش بناء على نصيحة لجنة خبراء الأتمتة (Automation) بالمجلس الدولي للأرشيف التابع لليونسكو. وقد أكملنا العدة لإيجاد موقع للدار بشبكة الإنترنت أعلاما بمقتنياتنا الوثائقية وترويجا لها وخدمة للباحثين وطلاب الحقيقة داخل البلاد وخارجها. وقد شمل التحول التدريجي من النمط اليدوي إلى الآلي عمليات صيانة وترميم الوثائق والمخطوطات وقد حصلت إدارة الدار على جهاز متطور لترميم الوثائق هدية مشتركة من المنظمة الإسلامية بالرباط ومركز جمعية الماجد للثقافة والتراث بدبي. وفي الختام أوكد مجددا ضرورة أن تلحق دار الوثائق القومية بركب التطور الذي نشهده في مجالات الثقافة والإتصالات ونحن نعلم أن العالم أضحى بفضل الثورة التي شهدتها هذه المجالات قرية صغيرة، وتوظيف التقانة بالقطع أمر مكلف يقتضي توفير ميزانيات مقدرة لتوفير الأجهزة والبرامج المناسبة ولتحديث وتطوير هذه الأجهزة وصيانتها بصورة دورية فضلا عن تدريب وتأهيل الأطر البشرية وتوفير المباني والأثاثات والبيئة المناسبة لضمان خدمة ذات كفاءة وكفاية. |
![]() |
![]() |
المشاركة2 |
المعلومات
مكتبي جديد
![]() البيانات
العضوية: 109425
تاريخ التسجيل: Sep 2011
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 8
بمعدل : 0.00 يومياً
|
![]()
بارك الله فيك على الإفادة
تحياتي ![]() |
![]() |
![]() |
المشاركة3 |
المعلومات
مكتبي جديد
![]() البيانات
العضوية: 145631
تاريخ التسجيل: Nov 2017
الدولة: العــراق
المشاركات: 4
بمعدل : 0.00 يومياً
|
![]()
احسنت ووفقكم الله
|
![]() |
![]() |
المشاركة4 |
المعلومات
مكتبي جديد
![]() البيانات
العضوية: 142091
تاريخ التسجيل: Jul 2016
الدولة: العــراق
المشاركات: 4
بمعدل : 0.00 يومياً
|
![]()
احسنت النشر بارك الله فيك وجزاك الله خير الجزاء وجعله في ميزان حسناتك
|
![]() |
![]() |
مواقع النشر (المفضلة) |
الكلمات الدلالية (Tags) |
لدار, الأرشيفية, الخدمة, الجدوى, السودان, الوثائق, الوعاء, القومية, بإشارة, خاصة, والآلي |
الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1) | |
|
|
![]() |
||||
الموضوع | كاتب الموضوع | المنتدى | مشاركات | آخر مشاركة |
دروس محاضرات في تخصص الأرشيف | anameri | منتدى الوثائق والمخطوطات | 35 | Aug-12-2017 12:23 PM |