[ابراهيم محمد الفيومي]

عند تعامل أي شخص مع البريد الإلكتروني فإنه قد يقع في بعض الأخطاء التي قد تتسبب في عدم وصول الرسالة التي يكتبها أو قد تتسبب في فهم خاطئ للمعنى الذي يريد توضيحه في رسالته ويفاجأ بأن الشخص الذي يراسله قد تملكه الغضب من طريقة إعداد الرسالة من دون أن يقصد إغضاب المرسل إليه، وإليك بعض هذه الأخطاء حتى تتجنب الوقوع فيها مستقبلا‏:‏

‏‏لا ترد على الرسائل وأنت غاضب‏
إذا وصلتك رسالة أثارت أعصابك ودفعتك الي الغضب فلا ترد فوراً على هذه الرسالة‏،‏ انتظر علي الأقل يوماً كاملا حتى تهدأ تماماً وعندما تكتب الرد حاول أن تكون موضوعيا ولا تخطط لكتابة رد تنتقم فيها ممن أرسل إليك الرسالة الأولى، ويفضل أن تكلف شخصاً آخر غيرك بكتابة الرد على الرسالة‏. ‏

‏ابتعد عن السخرية‏‏
يجب أن تبتعد عن المصطلحات التي قد توحي بالسخرية حتى وإن كان لها طابع فكاهي فالذي يتلقى الرسالة قد يفهمها على أنها إهانة وعليك الابتعاد عن هذا الانطباع ‏. ‏

‏لا تسـتخدم الأحرف الكبيرة‏‏
عندما تكتب رسالة باللغة الإنجليزية تفادي الكتابة بالأحرف الكبيرة وتأكد من أن مفتاح‏ Caps Lockمغلق‏، ‏فالكتابة بالأحرف الكبيرة تستخدم عندما نريد أن نشعر من يتلقى الرسالة بأننا نصرخ في وجهه‏،‏ قد لا يهتم البعض منا بكتابة كلماته بالأحرف الكبيرة أو الصغيرة ولكن الذي يتلقى الرسالة سيشعر بالتأكيد بالفرق بينهما وسيظن أن الكلمات التي نكتبها في رسالتنا إنما هي صراخ نريد به إهانته‏،‏ كما لا تكثر من علامات التعجب في الرسالة فإن لها نفس التأثير السيئ‏. ‏

‏عنوان واضح للرسالة‏
عندما نكتب عنوانا واضحاً للرسالة فإن ذلك سيعطي لمتلقي هذه الرسالة فكرة جيدة عن محتوياتها دون أن يضطر لفتح الرسالة وقراءتها بالكامل‏. ‏ أنت بذلك تعطي انطباعا بأنك تقدر وقت الشخص الذي تراسله فربما لا يكون لديه وقت كاف لقراءة الرسالة الآن وستساعده هذه الطريقة على أن يأخذ فكرة عامة عن الرسالة التي بعثت بها إليه على أن يقوم بقراءتها بالكامل عندما يسمح وقته بذلك‏. ‏

‏رسالة قصيرة‏‏
الرسالة القصيرة المحددة العناصر أفيد بكثير من صفحات طويلة غير محددة المعالم‏. ‏ مستخدمو الإنترنت يعيشون عصر السرعة بكل معانيه لذلك فالرسائل الطويلة لن تجد من يقرؤها وربما يقوم متلقي الرسالة بإلغائها فور أن يتعرف على حجمها‏،‏ فاتبع روح العصر واجعل رسالتك قصيرة وفي الصميم مباشرة.

الرسائل ليست مجهولة المصدر‏‏
إذا كنت تفكر في إرسال رسالة إلى شخص أو مجموعة من الأشخاص فيجب أن تعرف أن الرسائل على شبكة الإنترنت ليست مجهولة المصدر،‏ قد تنشئ عنوان بريد إلكتروني لا يحمل اسمك وتظن أنك بذلك قد أخفيت هويتك ولكن الحقيقة غير ذلك‏،‏ فتوجد معلومات في صدر الرسالة يمكن من خلالها التعرف على الشخص الذي أرسل هذه الرسالة ومعظم برامج البريد الإلكتروني يمكنها عرض هذه المعلومات‏. ‏
‏ففي برنامج Outlook اضغط على الرسالة ثم افتح قائمة View ثم اضغط على Options‏ في برنامج Outlook Express اضغط على الرسالة ثم افتح قائمة‏ File ثم اضغط على‏ Properties ثم ‏Details‏ في برنامج‏ Netscape اضغط علي الرسالة ثم hفتح قائمة View ثم hضغط على Message Sourcen البيانات المتعلقة بمرسل الرسالة ستجدها في حقل‏ Received‏ومن هذه البيانات يظهر اسم الحاسب الذي أرسل الرسالة الإلكترونية ورقـم الإنترنت‏ IP Address الذي استخدمه والعديد من البيانات الأخرى‏.‏ من هذه البيانات يمكن الوصول الn الشخص الحقيقي الذي أرسل الرسالة‏. ‏

العنوان خطأ‏‏
معظم برامج البريد الإلكتروني الحديثة تحاول أن تقدم أكبر خدمة ممكنة للشخص الذي يستخدمها‏،‏ يظهر هذا الفخ إذا كنت تريد إرسال رسالة لشخص سبق لك أن استخدمت برنامج البريد الإلكتروني في مراسلته‏. ‏ فبمجرد أن تبدأ في كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمرسل إليه يقوم البرنامج أوتوماتيكيا بإكمال العنوان الإلكتروني من ذاكرة البرنامج وذلك تسهيلا لك‏. ‏ المشكلة تظهر إذا كان أكثر من شخص يشتركون في الأحرف الأولى لعنوان البريد الإلكتروني في هذه الحالة قد نخطئ في العنوان ونرسل الرسالة الى الشخص الخطأ‏. ‏ لذلك لا تتسرع في الضغط على مفتاح الإرسال‏:send قبل أن تقوم بأداء بعض الوظائف الهامة‏. ‏ فمثلاً قد تنسى أن تختبر الأخطاء الإملائية بالرسالة من خلال وظيفة‏ Spelling Checker‏ أو تنسى أن تضع الملف المهم الذي كان لابد من إرساله مع الرسالة من خلال وظيفة‏ Attached File‏والعديد من الوظائف المهمة الأخرى. ‏
الرابط
http://alwatan.sy/dindex.php?idn=56753